QUE ES EL CORREO ELECTRÓNICO
Por Ramón Torrado Manzano
ratorradom@ufpso.edu.co
En muchos aspectos, el correo electrónico o e-mail (electronic mail) es similar al correo postal. Al igual que este se utiliza para enviar cartas u otra información a gente conocida.
Sin embargo, el correo electrónico en lugar de ser repartido a domicilio por un servicio postal (o sea se: cartero), se envía a través de una red de ordenadores al ordenador que utiliza la persona a quien va dirigido.
*.- De que partes se compone un mensaje:
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Un mensaje de Correo Electrónico consta de dos partes. La primera se denomina ENCABEZADO, la que contiene el mensaje en si, recibe el nombre de CUERPO del mensaje.
El encabezado posee información sobre el remitente, los destinatarios, la fecha de envío, el tema del mensaje, etc.
Las líneas mas importantes del encabezado son:
O From: Es la dirección del remitente. Solo puede haber
Una línea de este tipo en el encabezado.
O k.o.: El o los destinatarios de este mensaje. Esta
Línea puede especificar mas de una dirección de
Destino.
O CC: Copia a destinatarios. Esta equivale a la copia
En papel carbón en el caso del correo normal. Se
Manda a los destinatarios indicados una copia
(Meramente informativa) de la carta.
O Vd.: Esta seria una copia oculta. Se mandara una copia
A la dirección a.C. indicada sin que los otros
Destinatarios tengan conocimiento de ello.
o Subject: Tema del mensaje. El texto es libre, pero es
conveniente elegir uno que sea breve y que
describa el contenido del mensaje. Ten cuidado con
los signos de puntuación, usa los apropiados,
pues por ejemplo:
Llamadas telefónicas gratuitas?
no es lo mismo que:
Llamadas telefónicas gratuitas!
o Date: Indica la fecha y hora en que el mensaje fue
enviado.
o Message-Id: Es un identificador de cada mensaje, este es
Único y lo inserta el ordenador que lo envía.
o Received: Es la información que se utiliza para comprobar
los problemas que hayan aparecido en el reparto
de un mensaje. Se muestran las direcciones de las
maquinas, junto con la fecha y hora en que el
mensaje paso por ellas en dirección a su destino.
o Resent-From: dirección de la persona o programa desde el cual
llega el mensaje. El hecho de decir reenviado te
notifica que el mensaje le ha llegado a la
persona que se indica en este campo y ella a su
vez te manda una copia.
o Reply-To: Obviamente, la dirección a la que debes
contestar. No tiene que ser la misma desde donde
se ha enviado la carta.
*.- Sintaxis de una dirección de Correo Electrónico:
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Un ejemplo de los tres formatos posibles con que puede aparecer la dirección de alguien que te envía un mensaje, es:
From: Santiago Cabrero Gómez <santiago@correo.dis.ulpgc.es>
From: santiago@correo.dis.ulpgc.es
From: santiago@correo.dis.ulpgc.es (Santiago Cabrero Gómez)
Aunque la cadena de caracteres "Santiago Cabrero" especifica el nombre del remitente, esta no forma parte de la dirección utilizada por el sistema que se encarga de distribuir los mensajes. El sistema tratara por igual estos tres hipotéticos mensajes, ya que solo mira la cadena "santiago@correo.dis.ulpgc.es". Esta es la llamada DIRECCION DE CORREO, y corresponde al buzón (electrónico) en el que se deposita el correo destinado a esa dirección.
Echemos un vistazo al carácter @ que hay en la dirección de Correo:
santiago @ correo.dis.ulpgc.es
La parte de la izquierda del carácter @ se llama BUZON LOCAL; mientras que la parte que figura a la derecha, el dominio. Si no se especifica ni el carácter @ ni el dominio, por ejemplo:
From: santiago
eso corresponde a una dirección local desde la que se envía el mensaje. En este caso, este deberá ser "correo.dis.ulpgc.es" para que el mensaje llegue.
Observa que el formato aquí descrito CORRESPONDE AL FORMATO DE DIRECCIONES DE CORREO PARA LA INTERNET. La Internet se ha convertido en tan popular y tiene tantos usuarios que su formato de dirección a pasado a ser (casi) el estándar. EN OTRAS REDES LAS DIRECCIONES DE
CORREO SE ESCRIBIRIAN de distinta manera.
- Que es y que significa el nombre de un buzón?
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Un buzón puede pertenecer a un usuario o a un grupo de usuarios, o puede ser el lugar donde acumular el correo de alguien con una función especifica.
No hay ninguna convención estándar sobre como es o debe ser el nombre que tenga un buzón de correo para un usuario en particular. Normalmente este suele ser el identificador con el que el usuario accede a la maquina que le gestiona el correo; y suele estar formado por las siglas de su nombre, o alguna combinación de la letras que identifican su apellido y nombre. Sin embargo, si que existe una especie de acuerdo estándar sobre el nombre de un buzón cuando se le va a destinar a algún tipo de servicio especial:
postmaster Todo lugar dentro de la red se supone que posee un
buzón para resolver los problemas o dudas que puedan
surgir en cuanto al sistema de correo. Ejemplo:
postmaster@correo.dis.ulpgc.es
o también, en nuestro servidor de correo en MICROS:
jefecorreo@correo.dis.ulpgc.es
*.- Como se interpretan los DOMINIOS de una dirección de Correo Electrónico?
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La parte de la derecha del símbolo @ es lo que se llama dominio y denota a menudo un ordenador en particular, que normalmente pertenece a alguna organización. Para saber cual, se divide esa cadena situada a la derecha del símbolo @ en subdominios, separados todos ellos entre si por puntos.
Aquel que esta situado mas a la derecha se llama DOMINIO DE MAS ALTO NIVEL, y en la mayor parte del mundo este dominio corresponde o:
+ a un país, como por ejemplo ES en el caso de Espanya.
+ a una red, como por ejemplo BITNET.
+ o al tipo de institución, por ejemplo EDU para centros
EDUCATIVOS, MIL para instalaciones militares, etc. Esto
significa generalmente que la institución esta ubicada en
Estados Unidos o en Canadá.
La sintaxis de una dirección de correo electrónico es en general:
buzon@subdominio. .subdominio2.subdominio1.dominio-de-mas-alto-nivel
Veamos algunos ejemplos:
* santiago@correo.dis.ulpgc.es, se interpretaría como:
Nombre del Buzón: santiago
Subdominio3: correo
Subdominio2: dis
Subdominio1: ulpgc
Dominio-de-mas-alto-nivel: es
En este caso, esa dirección describe el buzón de correo de un usuario cuyo identificador es 'santiago', dicho buzón se encuentra ubicado en una maquina llamada 'correo', la cual pertenece al 'Departamento de Informática y Sistemas'. Institución que a su vez se encuentra dentro de la 'Universidad de Las Palmas de Gran Canaria' la cual se haya dentro del dominio-de-mas-alto-nivel que en este caso es el de Espanya, 'es'.
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¿QUE ES EL CORREO ELECTRÓNICO? |
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En su forma más sencilla, el CORREO ELECTRÓNICO, también llamado E-MAIL (Electronic Mail), es una forma de enviar correo, mensajes o cartas electrónicas de un ordenador a otro. Tanto la persona que envía el correo electrónico, como la persona que lo recibe, debe tener una cuenta en una maquina de INTERNET (necesariamente no tiene porque ser un usuario de la red Internet, se puede enviar correo electrónico a usuarios de otras redes como FIDONET, COMPUSERVE, BITNET, UUCP, etc. que mediante unas máquinas especiales llamadas pasarelas o gateways, hacen llegar el correo). El E-MAIL fue uno de los primeros servicios que ofreció la red ARPANET. Esto no quiere decir que sea un servicio exclusivo de la red INTERNET. El E-MAIL es un servicio que ofrece prácticamente todo tipo de redes existentes. La diferencia es la forma de ese E-MAIL, que en muchos casos será diferente para las distintas redes. En realidad el E-MAIL es muy parecido al correo tradicional, aunque tiene varias diferencias que le proporcionan una serie de ventajas muy importantes: · Para enviar el correo tradicional, es necesario pagar por cada mensaje que se envía (sellos, sobres, papel, etc.). Sin embargo con el E-MAIL solo hay que disponer de una cuenta en una máquina (en ocasiones habrá que pagar si la máquina en la que se tiene la cuenta es privada, y en otras ocasiones el servicio es gratuito) y no hay los gastos antes mencionados. · El E-MAIL es mucho más rápido que el correo tradicional. Cuando se envía correo electrónico, puede ser cuestión de minutos que llegue a su destino, sea cual sea el lugar del mundo donde se encuentre el destinatario del mensaje. El mensaje electrónico pasa de una maquina a otra. Cada maquina que recibe un mensaje, comprueba la dirección y lo envía por la ruta correcta a otra maquina. Este proceso se repite hasta que el mensaje llega a la maquina destino, entonces se almacena en el buzón electrónico correspondiente (espacio de disco destinado a almacenar el correo electrónico de un usuario de dicha máquina). Sin embargo con el correo tradicional suele ser cuestión de días, semanas e incluso meses. · Una misma copia de un mensaje o una carta electrónica, es muy fácil distribuirla a varios destinatarios simultáneamente, con solo indicar las direcciones de estos. Con el correo tradicional esto es mas complicado, hay que hacer varias copias de la carta y pagar por cada una de ellas que se desee enviar. · Otra de las ventajas de E-MAIL, es que es ecológico. Cuando se usa el correo tradicional, se necesita papel, en ocasiones mucho. Con el correo electrónico, no hay papel, es un documento electrónico, que en caso de querer almacenarlo, se guarda en un fichero, con el consiguiente ahorro de papel y en definitiva de árboles, bosques, La Tierra (ya sabes). · Al principio, el correo electrónico, solo podía enviar mensajes de texto con mayor o menor rapidez entre usuarios. En la actualidad es posible enviar todo tipo de datos binarios gracias a estándares como MIME o UUDECODE. Se pueden incluir como parte del mensaje imágenes, sonidos, ficheros binarios, programas ejecutables, etc. Para ello es necesario que tanto el usuario que envía el correo como el que lo recibe, dispongan de un gestor de correo que cumplan o incluyan estos estándares. · Otra característica importante del E-MAIL, es que si un usuario tiene un acceso limitado a Internet, con su cuenta de correo puede sacar mucho provecho a servicios como el FTP, ARCHIE, LISTAS DE CORREO, etc. · Otra de las ventajas del E-MAIL, es que no nos tenemos que preocupar de comprobar si llegó algún tipo de correo. La maquina de la que somos usuarios, se encarga de comprobarlo por nosotros y avisarnos cuando nos conectamos a dicha máquina. En el correo tradicional, somos nosotros quienes nos encargamos de mirar en el buzón para comprobar si ha llegado algo. Otras características del E-MAIL que añaden mas funcionalidad son: · Es posible definir ALIAS. Consiste en asociar un nombre, normalmente corto, a una dirección de correo electrónico. Normalmente se suelen definir alias cuando estas direcciones son utilizadas con mucha frecuencia. · Es posible organizar el correo en CARPETAS. Si el volumen de correo recibido es grande, será necesario almacenar ese correo por temas, por usuarios, etc. Seria algo parecido a almacenar ficheros en directorios. · Es posible la RETRANSMISIÓN DE MENSAJES que nos llegan hacia otras direcciones de correo. · Lo normal en los sistemas actuales de correo, es la posibilidad de dar REPLICA a un mensaje que nos ha llegado. Consiste en responder a un mensaje basándonos en el que nos ha llegado, tomando datos de este. Hay muchas mas características que dan mayor funcionalidad a un sistema de correo electrónico, pero estas son las más habituales. Además dichas posibilidades dependen del software de correo electrónico usado en cada caso.
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Cuando uso el correo electrónico, ¿para qué sirve cada campo del mensaje?
En un mensaje de correo electrónico podemos distinguir dos partes principales: el encabezado y el cuerpo del mensaje. En el cuerpo del mensaje se incluye el texto que deseamos enviar, así como determinados archivos gráfico o contenido HTML. Por su parte, el encabezado contiene toda la información relativa a las identidades del remitente, los destinatarios, etc. A continuación se enumeran los campos que configuran el encabezado del correo:
De (también puede ser Desde o From): contiene la dirección de e-mail del remitente del mensaje. Si este usuario ha configurado en su programa de correo electrónico un nombre identificativo, en lugar de su dirección nos aparecerá este nombre.
Para (To): La dirección del destinatario de nuestro mensaje debe insertarse en este campo. Si deseamos incluir varias direcciones de correo electrónico, podemos escribirlas todas seguidas separándolas por comas o punto y coma (dependiendo de cada programa de correo). Si se trata de un mensaje que hemos recibido, examinado este campo podremos conocer las direcciones de otras personas que también lo han recibido. Las únicas direcciones que no podremos conocer son aquellas incluidas en el campo CCO, como se comenta más adelante.
CC: Todas las direcciones insertadas en este campo (que significa ‘con copia’) reciben una réplica del mensaje enviado. Dado que la mayoría de programas muestran el correo recibido en un panel, en el que se incluyen diversas columnas para los remitentes, la fecha, el asunto, etc, podemos incluir en este campo varias direcciones (si el mensaje está dirigido a más de una persona) y evitar que en el campo De o From del destinatario aparezca un listado de direcciones considerable.
CCO (o BCC en inglés): Literalmente ‘con copia oculta’. Cuando redactamos un nuevo mensaje para ser enviado, podemos incluir en este campo aquellas direcciones que recibirán una copia del mensaje, pero sin que lo conozcan el resto de usuarios incluidos como destinatarios. Este campo tiene utilidad, por ejemplo, cuando queremos enviar un mensaje a varias direcciones, y no deseamos que cada uno de los destinatarios conozca la dirección de correo del resto. En ese caso, podemos incluir en el campo Para nuestra propia dirección, y el resto de destinatarios en el campo CCO.
Asunto (Subject): Cuando se envía un mensaje de correo, es conveniente comentar de forma resumida en este campo el contenido del mismo. De esta forma, el receptor del correo puede tener una referencia rápida de todos los mensajes recibidos sin tener que abrirlos de uno en uno para leerlos.
Adjuntos (o Attached): Algunos programas de correo electrónico incluyen este campo, en el que aparecen reflejados todos los archivos y ficheros que se adjuntan al mensaje. En otros programas, los nombres de los archivos adjuntos se muestran como iconos en un panel junto al cuerpo del mensaje. De esta manera, abrir o guardar en el disco duro estos ficheros resulta mucho más sencillo.
Uso del correo electrónico
Un cliente de correo electrónico, un programa de software para escribir, corregir y enviar correos electrónicos, generalmente está formado por muchas ventanas. Las ventanas principales de este software son:
· Entrante, Entrada, Bandeja de entrada: Representan la casilla de correo principal que recibe correos electrónicos.
· Enviados, Bandeja de salida, Salida: Éstas son las copias de los mensajes que se enviaron.
· Eliminados, Papelera: La papelera contiene los correos electrónicos eliminados. Cuando los correos electrónicos se encuentran en la papelera todavía se pueden recuperar. Para borrarlos definitivamente, es necesario vaciar la papelera.
· Carpetas: La mayoría de los clientes guardan los correos electrónicos en carpetas en el disco duro.
Aquí se ubican los significados de los campos que se completan cuando se envía un correo electrónico:
· De: Su dirección de correo electrónico. La mayoría de las veces no tendrá que completar este campo porque generalmente lo determina el cliente del correo electrónico según sus preferencias.
· Para: Este campo se utiliza para la dirección de correo electrónico del destinatario.
· Asunto: Es el título que el destinatario ve cuando quiere leer el correo electrónico.
· CC (copia carbón): este campo permite que un correo electrónico se envíe a una gran cantidad de personas al escribir las direcciones respectivas separadas por comas.
· CCO (copia carbón oculta): Es una CC excepto que el receptor no vea la lista de personas en el campo CCO.
· Mensaje: Es el cuerpo del correo electrónico.
La función copia carbón es enviar una copia a las personas que no están directamente involucradas con el mensaje pero a quienes se pretende mantener informadas del contenido del mismo o para mostrarles que se ha enviado el correo electrónico a el(los) destinatario(s).
La función copia carbón oculta hace posible enviar mensajes sin que ninguno de los destinatarios o destinatarios ocultos vean que se les ha enviado un mensaje. Generalmente, se recomienda que al enviar un correo electrónico a muchas personas, se lo haga usando copia carbón oculta para evitar que uno de los destinatarios responda a todos o que arme una lista de direcciones.
Otras funciones del correo electrónico son:
· Archivos Adjuntos, Adjuntos: Se puede adjuntar un archivo a un correo electrónico especificando su ubicación en el disco duro.
· Firma: Si el cliente del correo electrónico lo permite, generalmente se puede configurar una firma, es decir, unas pocas líneas de texto que se agregarán al final del documento.
Hay varias operaciones que se pueden llevar a cabo con los correos electrónicos:
· Nuevo, Redactar, Escribir: Escribe un mensaje nuevo.
· Borrar, Eliminar, Quitar: Borra un mensaje.
· Almacenar, Guardar, Copias de Seguridad, Borradores: Copia el mensaje en un lugar más seguro.
· Imprimir: Imprime el mensaje.
· Responder: Envía un mensaje de respuesta al remitente (a veces incluye su propio mensaje en el cuerpo del documento, con cada línea precedida por el símbolo “>” y “Re:” seguido por el asunto elegido como título para mostrar que es una respuesta. El botón Responder a todos hace posible que se envíe una respuesta al remitente y también a todos los que hayan sido colocados como destinatarios o con copia.
· Reenviar: Reenvía el mensaje a otra persona haciendo saber que el mensaje proviene de usted. El asunto generalmente está precedido por Fwd: para indicar que es un mensaje reenviado.
· Redirigir, Transmitir: Reenvía un mensaje a alguien dejando saber de dónde se envió originalmente. El asunto generalmente está precedido por Fwd: para indicar que es un mensaje reenviado.
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS DEL CORREO ELECTRÓNICO
El correo electrónico es la forma más eficaz de comunicación.
Es rápido, cómodo y barato. Se puede usar el e-mail como una gran herramienta de Marketing si es usado correctamente. Existen varias maneras de comunicarse
con las personas y ganar clientes sin molestarles.
Si se realiza e-mail Marketing de la manera apropiada, no será ninguna perdida de tiempo ni dinero. A menudo el Marketing por e-mail no es usado porque la gente piensa que es contraproducente, porque puede llegar a irritar a los clientes. Se puede conseguir que el e-mailing funcione siempre que tenga en cuenta el respeto por los clientes. Las ventajas del correo electrónico en acciones de comunicación son las siguientes:• Bajo coste, prácticamente nulo. Además, a diferencia de prácticamente todas las herramientas de comunicación, el coste no es proporcional al número de envíos. Prácticamente el coste es el mismo para enviar 1000 unidades que para enviar 100.000 unidades.
• Marketing directo a segmentos definidos. Uniendo la inteligencia de clientes con el correo electrónico, se pueden hacer llegar ofertas concretas para segmentos determinados muy ajustadas a sus características y expectativas.
• Seguimiento exacto y en tiempo real de los resultados de las acciones pudiendo hacer test. Si se quiere retener la buena fe de los clientes, hay que tener una actitud que nos prevenga del “Spam”. El “Spam” es correo electrónico no solicitado que se envía a direcciones aleatorias sin consideración del público objetivo y sin su consentimiento, esto es lo que ha dado mala fama al e-mailing. Muchas empresas no muestran respeto por sus clientes al comprar información de mail (incluyendo direcciones e-mail) a otras empresas, y luego enviando a estas direcciones mensajes comerciales no solicitados. Por eso utilizar el auto responder
inteligente Tu Robot nos previene de este problema. Hay otras maneras de realizar e-mailing siendo “más o menos” respetuoso. La forma más creíble de recopilar direcciones de e-mail es utilizar un formulario de registro en el sitio Web. También se puede pedir a los potenciales clientes su dirección de correo en otro tipo de formularios o en otras comunicaciones de la empresa. Para tener una idea del volumen de dinero que se gastó en los últimos años a nivel mundial en e-mail Marketing se muestra el siguiente cuadro donde se pueden ver desde el año 1999 al 2003 la cantidad aproximada (en millones de dólares) que se gastaron en este medio: Cuadro: Gastos a nivel mundial en e-mail Marketing
Fuente: Emarketer Una diferencia fundamental entre el correo electrónico y el sitio Web, es que la Web es un elemento pasivo, es decir, es el usuario el que toma la
iniciativa, mientras que en el correo electrónico es la empresa la que toma la iniciativa, decidiendo cuándo quiere comunicar y qué mensaje. Además con el correo electrónico existen dos posibilidades más:• Personalización de mensaje: Se puede enviar correos distintos a cada uno de los tipos o clases de clientes con promociones y mensajes diferentes.
Sin embargo, hacerlo en el caso del correo tradicional sería mucho más caro y complicado.
• Test de cada mensaje: Se puede hacer tests previos al envío masivo analizando los resultados. En función de esos resultados se puede modificar el mensaje para alcanzar los objetivos deseados. No se debe olvidar que para desarrollar acciones de comunicación usando el correo electrónico se necesitan tres elementos:1. El mensaje.
2. La base de datos a la que se envía.
3. El software para desarrollar el envío. Sobre el mensaje, aunque hay muchos elementos comunes a los medios tradicionales, pero también hay algunos elementos particulares de Internet y que son críticos para la efectividad:
· Personalizar los mensajes empleando el nombre de los usuarios (el software lo hace automáticamente).
• Envío de contenidos personalizados para cada segmento.
• El “asunto” del correo electrónico debe ser lo suficientemente atractivo como para que el receptor lo abra.
• Hacer envíos en HTML y en texto simultáneamente.
• Debe ser coherente con el resto de comunicación corporativa.
• Usar textos concisos, claros, directos y enfocados a la acción.
Un 51% de los usuarios leen las primeras líneas de todos los mensajes.
• Tener cuidado con el tamaño del correo electrónico.
• Usar el principio AIDA (Atención, Interés, Deseo, Acción).
• Posibilidad para darse de baja de manera sencilla. Luego se llega a un punto fundamental en el correo electrónico: la base de datos. Tan interesante es el uso del correo electrónico con fines comerciales, que en muchas ocasiones, como se dijo anteriormente, se hacen envíos a usuarios/empresas no solicitados. Por tanto, es aconsejable antes de llegar a enviar Spam, emplear el concepto de Marketing de permiso (permission Marketing) consistente en enviar mensajes sólo a los usuarios que claramente han dado su permiso para que la empresa les envíe información. A este respecto, el 56% de los usuarios tienen curiosidad por ver un mensaje para el que han dado su consentimiento previo, frente a un 11% en el caso del Spam. Así mismo, un 59% de los usuarios borran sin leer un mensaje de Spam, frente a un 6% en el caso de haber dado su consentimiento previo. Por ello, para la base de datos hay tres opciones (aunque sólo las dos primeras recomendables):1. Construir la base de datos pidiendo permiso a los usuarios previamente.
2. Comprar bases de datos a empresas en las que los usuarios hayan dado permiso para los envíos a cambio de algo, normalmente dinero.
3. Emplear bases de datos en las que los usuarios no hayan dado su permiso (Spam). En cuanto al software para desarrollar el envío, se escapa de los contenidos de este artículo, pero hay gran cantidad de software a bajo coste para
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EL CORREO ELECTRÓNICO
Una Introducción
Índice
- ¿Qué es y qué puedes hacer con el Correo Electrónico?
- ¿Qué necesitas saber para utilizar el Correo Electrónico?
- ¿Cómo utilizar este servicio?
- Pasos basicos para mandar un mensaje.
- ¿Cual es la etiqueta del ESTILO del Correo Electrónico?
- ¿Como debe ser el CONTENIDO del Correo Electrónico?
- Ejemplo de como NO DEBE SER un mensaje.
- Ejemplo de como DEBE ser un mensaje.
- ¿Cómo es un encabezado y cómo es el cuerpo de un Mensaje?
- Sintaxis de una Dirección de Correo Electrónico
- ¿Qué es y que significa el nombre de un buzón?
- ¿Cómo se interpretan los DOMINIOS de una dirección de Correo Electrónico?
¿Qué es y qué puedes hacer con el Correo Electrónico?
En muchos aspectos, el correo electrónico o e-mail (electronic mail) es similar al correo postal. Al igual que éste se utiliza para enviar cartas u otra información a gente conocida.
Sin embargo, el correo electrónico ,en lugar de ser repartido a domicilio por un servicio postal (o sea se: cartero), el correo electrónico se envía a través de una red de ordenadores al ordenador que utiliza la persona a quien va dirigido.
El correo electóonico se emplea mayormente para los mismos propósitos que el correo postal, excepto que no se puede utilizar para enviar objetos físicos. Incluso es mejor que el correo postal: si éste invierte días en llegar a su destino, el correo electrónico sólo requiere segundos o minutos.
¿Qué necesitas saber para usar el Correo Electrónico?
Como, con toda seguridad, alguna vez has escrito cartas, te será facil entender el correo electrónico pensando en las similaridades que tiene con el correo postal.
En efecto, cuando tienes intención de escribir a alguien conocido, para comunicarle alguna cosa, el proceso que sigues es tan simple como:
- Escribir la carta en un papel.
- Poner su nombre y dirección en un sobre.
- Introducir la carta en el sobre y meter ésta con sus sellos en un buzón.
Utilizar el correo electrónico es igual de simple, y supone exactamente los mismos tres pasos:
- Escribir el texto del mensaje electrónico en un ordenador.
- Incluir la dirección de correo electrónica de la persona a quien va dirigido.
- Y… enviar tu mensaje.
¿Cómo utilizar este servicio?
Hay muchas clases de paquetes de software de correo electrónico. Todos ellos difieren bastante entre sí, hasta el punto de que resulta imposible explicar el funcionamiento de todos ellos escuetamente.
Sin embargo, podemos enunciar brevemene el nombre, en cada sistema, de la aplicación que más usualmente lo lleva a cabo. (Tal como se suelen utilizar en la Universitat de Valencia, por orden de preferencia):
DOS -> Pine o Post
WINDOWS -> MS-OutLook Express, NetScape Messenger, WinBox, MailDrop
Macintosh -> MS-OutLook Express, NetScape Messenger, MailDrop, Eudora
UNIX -> pine, mutt, mailx, mail
Pasos básicos para mandar un mensaje:
- Paso 1. Comienzas la aplicación tecleando el nombre de ésta, (o en ordenadores como Macintosh o Windows, haciendo un click en el icono de la aplicación). Siempre será necesario dar un nombre de usuario y una contraseña, que se usan para evitar que otros puedan leer tu correo.
- Paso 2. En algún momento se te preguntará que indiques una o más direcciones de correo electrónico, las de los destinatarios a quienes va dirigido el mensaje.
- Paso 3. También se te pedirá que introduzcas el ’subject’, o sea una pequeña descripción del tema (asunto) del que trata el mensaje.
- Paso 4. Para confeccionar la carta necesitarás usar un editor de correo, que suele ser similar a cualquier procesador de textos normal existente en tu ordenador.
- Paso 5. Cuando hayas acabado de teclear el mensaje, podrás enviarlo tecleando el comando correspondiente o pulsando el botón adecuado (que varían mucho de una aplicación a otra).
¿Cuál es la etiqueta del ESTILO del Correo Electrónico?
- Se breve. Muy a menudo todo lo que necesitas expresar te puede caber en sólo una pantalla.
- Intenta que las líneas no excedan de 65 columnas; de hecho las líneas cortas son mas fáciles de leer. Pero el razón principal es que algunas pantallas no pueden visualizar mas de 70 columnas de texto, con lo cual no se podría leer el final de tus líneas más largas (o podría resultar muy incómodo).
- Deja siempre líneas en blanco entre párrafos, u otras unidades lógicas de texto.
- Utiliza letras mayúsculas y minúsculas según corresponda. Se hace más difícil de leer un texto escrito únicamente en mayúsculas o en minúsculas.
- Muchos ordenadores no tienen posibilidad de subrayar o poner caracteres en cursiva, así pues, para resaltar alguna cosa o hacer énfasis en ella PUEDES TECLEARLA EN MAYUSCULAS, o también, *colocando asteriscos* u otro carácter especial al principio y al final del texto, o _incluso_ poniendo _ esto_.
- Intenta hacer cortos los párrafos; en general, siempre menos de 15 líneas.
- Evita siempre utilizar secuencias de control, como Ctrl z, o teclas especiales, como el tabulado. Aunque no dan problemas mientras lo editas, esos caracteres se ven distintos en otras pantallas.
- En particular, evita poner ACENTOS, EÑES, los símbolos ¿ y ¡ de principio de interrogación y exclamación, y en general de todo carácter no inglés. El 50% de los ordenadores del mundo aún se arman un lío con esos caracteres: “María Ibáñez” (bien escrito en tu pantalla), le puede aparecer como “Mar%a Ib&?ez” a tus destinatarios.
¿Como debe ser el CONTENIDO del Correo Electrónico?
- Comienza el mensaje con el nombre de la persona a quien estas escribiendo, justamente como lo harías si estuvieras escribiendo una carta normal. De ese modo el mensaje parece más personal.
- Si estás contestando a un mensaje de otra persona, puedes incluir, si quieres, algunos pasajes del mensaje original. Esto te permite concretar el contexto, o dar a tu mensaje un tono más conversacional. El convenio usual es utilizar un símbolo ‘>’ al comienzo de cada una de esas líneas:
· > aquí iría el texto que dicha persona puso en su propio
· > mensaje cuando te lo envío.
Algunos paquetes de correo electrónico te permiten insertar automáticamente todo el texto del un mensaje al que vas a contestar. Después, eres libre de eliminar todo aquello que no te interese. Pero procura incluir sólo las partes del mensaje original que sean imprescindibles.
- Nunca olvides que la persona a quien va dirigido el mensaje es también un ser humano, con sentimientos y creencias que pueden no coincidir con las tuyas.
- En una conversación cara a cara, gracias a una serie de gestos y a la entonación del propio lenguaje puedes saber si lo que estas diciendo esta afectando a la otra persona. Todo esto no existe cuando utilizas el correo electrónico, por ello sé conciso, claro y educado en la forma de expresarte, sé flexible en la intrepretación del correo de otros.
- Como el correo electrónico no puede contener gestos, se han asumido una serie de convenciones peculiares. En particular, puedes incluir una “sonrisa”para indicar el estado de humor en el que te encuentras. Esas “sonrisas” cuando las miras de costado parecen caras humanas. Existen cientos de ellas, hechas con los caracteres básicos del teclado y cada una posee un significado diferente. Aquí tienes un pequeño ejemplo de algunas de ellas:
·
·Es la sonrisa basica
·
·La sonrisa con guinyo >:-( Fruncir el cenyo
·
· :-} Una sonrisa consternadaRisa
·
· :-O Con la boca abiertaOh, no
- Acaba el mensaje con tu nombre. Esto hace, de nuevo, el correo más personal.
- Con algunos paquetes de programas de correo, puedes crear fácilmente un fichero llamado “signature” (firma), el cual es añadido automáticamente al final de cada mensaje que envías. Si utilizas una “signature” ten en cuenta que:
- Tiene que ser breve, debe ser suficiente con menos de 5 líneas.
- No incluyas montones de gráficos hechos de letras y otros caracteres, ni listas de todos los tus posibles números de teléfono, tampoco todas las direcciones de correo donde se puede contactar contigo, ni, por último, incluyas tus citas favoritas. Como mínimo, esas firmas molestan al que las lee y, lo que es peor, ocupan espacio en los ordenadores de otra gente.
- Por último, antes de enviar un mensaje:
- Ojea todo lo que has escrito.
- Asegúrate de haber dicho todo lo que pretendías.
- Asegúrate de no haber dicho cosas que no querías.
- Asegúrate de haber usado correctamente la gramática. No resulta nada agradable leer un texto lleno de equivocaciones.
Observa que muchas de estas normas son normas generales de cortesía aplicables a todas las cartas que escribas, sea cual sea el medio que utilizes para enviarlas.
Ejemplo de como NO DEBE SER un mensaje.
Date: Wed. 5 May 1993 10:45
From: tamarira@vm.ci.uv.es
To:
Me alegro mucho de saber que vas a visitar VAlencia estas fallaas que te
parece si quedamos un rato cuando te venga bien. De hechjo he
planeado un par de cosillas /---- que te gustaran mucho. Ponte en
contacto | conmigo / antes del domingo y ya veremos como
lo /\ | hacesmos. / @@@@@@@@@@@-------
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tel: trabajo (96) 268 11 12 (casa) 267 13 13 (fax) 268 11 10
user-ids: rtc@graf.ci.uv.es, tamarira2vm.ci.uv.es
Ejemplo de como DEBE ser un mensaje.
Date: Wed. 5 May 1993 10:45
From: Raul <tamarira@vm.ci.uv.es>
To: Juan <juan@graf.ci.uv.es>
Hola Juan:
Me alegro mucho de saber que vas a visitar Valencia estas fallas.
Recuerdo que dijiste:
> Posiblemente solo pueda estar el fin de semana por motivos de
> trabajo.
Que te parece si quedamos un rato cuando te venga bien?. De hecho,
he planeado un par de cosillas que te gustaran mucho.
Ponte en contacto conmigo antes del domingo y ya veremos como
lo hacemos.
Un abrazo,
Raul
---
Raul Tamarit User-id: tamarira@vm.ci.uv.es
Servicio de Informatica, Universidad de Valencia
Doctor Moliner, s/n
Burjasot (Valencia) Telf: (96) 386 43 10
Cómo es un encabezado y cómo es el cuerpo de un Mensaje
Un mensaje de Correo Electrónico consta de dos partes. La primera se denomina encabezado, la que contiene el mensaje en sí, recibe el nombre de cuerpo del mensaje.
El mensaje comienza con el encabezado y está separado del cuerpo exactamente por una línea que normalmente se añade automáticamente. El encabezado posee información sobre el remitente, los destinatarios, la fecha de envío, el tema del mensaje, etc.
Las líneas mas importantes del encabezado son:
- From: Es la dirección del remitente. Sólo puede haber una línea de este tipo en el encabezado.
- To: El o los destinatarios de este mensaje. Esta línea puede especificar más de una dirección de destino.
- Cc: Copia a destinatarios. Ésta línea equivale a la copia en papel carbón en el caso del correo normal. Se manda a los destinatarios indicados una copia (meramente informativa) de la carta.
- Bcc: Esta sería una copia oculta. Se mandará una copia a la dirección aquí indicada sin que los otros destinatarios tengan conocimiento de ello.
- Subject: Tema del mensaje. El texto es libre, pero debes escoger uno que sea breve y que describa el contenido del mensaje. Ten cuidado con los signos de puntuación, usa los apropiados pues, por ejemplo:
· Llamadas telefónicas gratuitas?
No es lo mismo que:
Llamadas telefónicas gratuitas!
- Date: Indica la fecha y hora en que el mensaje fue enviado.
- Message-Id: Es un identificador de cada mensaje, es único y lo inserta el ordenador que lo envía. Por ejemplo:
· <93116.130423TAMARIRA@EVALUN11.BITNET>
- Received: Es la información que se utiliza para comprobar los problemas que hayan aparecido en el reparto de un mensaje. En ella se muestra las direcciones de las máquinas por las que pasó el mensaje en dirección a su destino, junto con la fecha y hora en que lo hizo.
- Resent-From: Dirección de la persona o programa desde el cual llega el mensaje. El hecho de decir “reenviado” te notifica de que el mensaje le ha llegado a la persona que se indica en este campo y ella, a su vez, te manda una copia.
- Reply-To: Obviamente, la dirección a la que debes contestar. No tiene que ser la misma desde donde se ha enviado la carta.
Sintaxis de una Direccion de Correo Electrónico
Un ejemplo, de los tres formatos posibles en los que puede aparecer la dirección electrónica de alguien que te envía un mensaje, sería:
From: Raul Tamarit <tamarira@vm.ci.uv.es>
From: tamarira@vm.ci.uv.es
From: tamarira@vm.ci.uv.es (Raul Tamarit)
Aunque la cadena de caracteres “Raul Tamarit” especifica el nombre del remitente, ésta no forma parte de la dirección utilizada por el sistema que se encarga de distribuir los mensajes. El sistema tratará por igual estos tres hipotéticos mensajes, ya que sólo mira la cadena “tamarira@vm.ci.uv.es”. Ésta es la llamada dirección de correo, y corresponde a un buzón (electrónico) en el que se deposita el correo destinado a esa dirección.
Echemos un vistazo al carácter @ que hay en la Dirección de Correo:
tamarira@vm.ci.uv.es
La parte de la izquierda del carácter @ se llama buzón local; mientras que la parte que figura a la derecha, es el dominio. Si no se especifica ni el carácter @ ni el dominio, por ejemplo:
To: tamarira
ello indica que el mensaje se envía a una dirección local, es decir a una dirección en tu mismo dominio. En este caso, éste debería ser “vm.ci.uv.es” para que el mensaje llegue.
Observa que el formato aquí descrito corresponde al formato de direcciones de correo electrónico para la Internet. La Internet se ha convertido en tan popular y tiene tantos usuarios que su formato de dirección a pasado a ser (casi) el estándar. En otras redes, las direcciones de correo se escribirán de distinta manera, por ejemplo:
+ Formato BITNET: tamarira at evalun11
+ Formato UUCP: mcvax!ukc!gatekeeper!hotspot!federico
+ Formato X400: S=tamarira; OU=vm; OU=ci; O=uv;
P=iris; A=mensatex; C=es
¿Qué es y que significa el nombre de un buzón?
Un buzón puede pertenecer a un usuario o a un grupo de usuarios, o puede ser el lugar donde acumular el correo de alguien con una función específica.
No hay ninguna convención estándar sobre como es o debe ser el nombre que tenga un buzón de correo para un usuario en particular. Normalmente éste suele ser el identificador con el que el usuario accede a la máquina que le gestiona el correo; y suele estar formado por las siglas de su nombre, o alguna combinación de la letras que identifican su apellido y nombre. Sin embargo, sí que existe una especie de acuerdo estándar sobre el nombre de un buzón cuando se le va a destinar a algun tipo de servicio especial:
postmaster
Se supone que todo lugar (dominio de correo) dentro de la red posee un buzon para resolver los problemas o dudas que puedan surgir en cuanto al sistema de correo en ese dominio. Ejemplo:
postmaster@vm.ci.uv.es
XXXXX-request
Los nombre que acaban en “-request” son direcciones administrativas de listas de distribución. O sea, a ellas se envían, por ejemplo, solicitudes de suscripción o desuscripción de una lista.
aeronautics-request@rascal.ics.utexas.edu
listserv
Es el nombre de un programa automático, muy popular, utilizado para gestionar listas de distribución. Los mensajes que se envían a este buzón se procesan de forma automática, contestando a cada solicitud según se requiera. Estos mensajes pueden ser para suscribirse o desuscribirse de una lista, o pueden ser también solicitudes pidiendo información sobre los servicios o ficheros que ese “listserv” en particular posee. Ejemplo:
listserv@uva.ci.uv.es
¿Como se interpretan los DOMINIOS de una dirección de Correo Electrónico?
La parte de la derecha del símbolo @ es lo que se llama dominio e identifica, a menudo, a un ordenador en particular, que pertenece a alguna organización. Para identificar a cuál, se divide esa cadena, situada a la derecha del símbolo @, en subdominios, separados todos ellos entre sí por puntos. Aquél subdominio que está situado más a la derecha se llama dominio de más alto nivel, y, en la mayor parte del mundo, este dominio corresponde a:
+ a un país, como, por ejemplo, “ES” en el caso de España.
+ a una red, como, por ejemplo, “BITNET”.
+ o al tipo de institución de que se trate, por ejemplo “EDU” para centros educativos, “MIL” para instalaciones militares, “COM” para empresas particulares, etc. Cuando el dominio de mayor nivel no es un país, significa generalmente que la institución esta ubicada en Estados Unidos o en Canadá.
La sintaxis de una dirección de correo electrónico es en general:
buzon@subdominio. ... .subdominio2.subdominio1.dominio-de-mas-alto-nivel
Veamos algunos ejemplos:
tamarira@vm.ci.uv.es
se interpretaría como:
Nombre del Buzon: tamarira
Subdominio3: vm
Subdominio2: ci
Subdominio1: uv
Dominio-de-mas-alto-nivel: es
En este caso, esa dirección describe el buzón de correo de un usuario cuyo identificador es ‘tamarira’. Dicho buzón se encuentra ubicado en una máquina llamada ‘vm’, la cual pertenece al ‘Centro de Informática’. Institución que a su vez se encuentra dentro de la ‘Universitat de Valencia’ la cual se haya dentro del dominio-de-más-alto-nivel que, en este caso, es el de España: ‘es’.
tamarira@evalun11.bitnet
se interpretaria como:
Nombre del Buzon: tamarira
Subdominio1: evalun11
Dominio-de-mas-alto-nivel: bitnet
Ahora lo que tenemos es el buzón de una persona cuyo identificador de usuario ‘tamarira’, este está dentro de una máquina llamada ‘evalun11′ la cual pertenece a la red ‘bitnet’.
federico@iubio.bio.indiana.edu
se interpretaría como:
Nombre del Buzon: federico
Subdominio3: iubio
Subdominio2: bio
Subdominio1: indiana
Dominio-de-mas-alto-nivel: edu
Esta vez, el buzón corresponde al usuario ‘federico’ que se encuentra en una institución de tipo educativo ‘edu’, la máquina que contiene ese buzón se llama ‘iubio’ y está probablemente en el departamento de Biología, ‘bio’, dentro de la Universidad de Indiana, en Estados Unidos.
El tipo de direcciones Internet se suele llamar direcciones de dominio. Este termino es sinónimo de direcciones RFC822 (haciendo alusión al documento que las describe y especifica).
Hay mucha gente que lee las direcciones comenzando por el “dominio-de-mas-alto-nivel” y supone que la dirección de dominio te muestra un poco de información sobre la forma de reparto de un mensaje. Así un mensaje dirigido a:
cule@chemistry.oxford.uk
debería de repartirse a un distribuidor de UK (Reino Unido), para que éste lo haga llegar a la institución OXFORD, y que de allí pueda repartirse al departamento de CHEMISTRY.
Sin embargo, no hay que leer una dirección de correo de esta manera porque puede llevarnos a confusión: una Dirección de Dominio sólo nos indica dónde está destinado ese mensaje, nunca la ruta ni el camino que seguirá para llegar a su destino.
Además, no debe nunca confundirse un dominio de Internet con un dominio de correo electrónico. Los nombres de dominio Internet siempre corresponden a la dirección IP de una máquina en la red Internet. Un dominio de correo puede corresponder a una máquina de otra red (Ejemplo: evalun11.bitnet) y, en general, corresponderá a un ente, que no tiene por qué tener nada que ver con una máquina concreta (Ejemplo: Si deseas mandar un mensaje a un amigo de USA y su dirección de correo electrónico es jose@attmail.com, realmente “attmail.com” no corresponde a una máquina física concreta, sino a un “dominio”, gestionado por un conjunto de máquinas, que encaminarán finalmente el mensaje al buzón dedicado al individuo llamado “José”, en algún lugar de la institución).
v Como el correo electrónico no puede contener gestos, se han asumido una serie de convenciones peculiares. En particular, puedes incluir una “sonrisa” para indicar el estado de humor en el que te encuentras. Esas “sonrisas” cuando las miras de costado parecen caras humanas. Existen cientos de ellas, hechas con los caracteres básicos del teclado y cada una posee un significado diferente. Aquí un pequeño ejemplo de algunas de ellas:
Es la sonrisa básica También es una sonrisa
La sonrisa con guinyo >:-( Fruncir el cenyo
:-} Una sonrisa consternada Risa
:-O Con la boca abierta Oh, no
Que la persona está vinculada con una institución de educación (edu)
Nombre del buzón: hcarrascal
Subdominio2: ufpso
Subdomino1: edu
Dominio más alto nivel: co
altavista : http.//www.dis.culpgc.es/contenido/ccdis/correo/info1.html
www.usuarios.lycos.es/nachos/1htm
www.urrakis.com/b92701038ccddeof6567bc5648869cb3
google : www.uv.es/ciuv/correo/email.html/nodebe
monchirres
jaimeripoll
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Ribon Navarro Robinson